انتخاب بهترین نرم افزار CRM از میان گزینه های زیادی که موجود هستند می تواند کاملا چالش برانگیز باشد.

قبل از اینکه وارد فرایند مقایسه نرم افزارهای CRM متفاوت شوید، ابتدا بهتر است کمی وقت بگذارید و نیازهایتان را شناسایی کنید.  در این مرحله اهداف گسترده ای برای اینکه این ابزار باید چه کمکی به شما بکند، دارید اما برای ارزیابی بهتر راهکارهای احتمالی ابتدا باید بدانید که نرم افزار CRM چیست و ۶ عامل مهم هستند که باید آنها را در نظر بگیرید:

۱. کدام فرایندهای تجاری را می خواهید بهبود ببخشید؟

دلیل اصلی برای راه اندازی یک نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری جدید، دستیابی به کارایی بیشتر در فرایندهای تجاری است. این امر باید تکیه بر فرایندهای دستی تکراری و وقت گیر را در انجام وظایف روتین کاهش دهد. نمونه های این کارهای تکراری می توانند شامل فرستادن ایمیل های خودکار در هنگام وقوع رویدادهای مهم و تقویت قوانین تجاری در زمان هایی باشد که فرایندهایی برای محافظت از کیفیت داده ها و اطمینان از مدیریت و کنترل متداوم داده ها صورت می گیرند. تعیین صلاحیت سرنخ، مدیریت کمپین ایمیل، فرایندهای پشتیبانی و خدمات و مدیریت شکایات اولویت های هستند که باید بهبود پیدا کنند. اگر متصل کردن فرایندها به هم و خودکار سازی آنها نیازهای مهم شما هستند، به احتمال زیاد با حذف کردن نرم افزارCRM  هایی که قابلیت های یکپارچه سازی ندارند، تعدد گزینه هایی که برای انتخاب دارید کاهش پیدا می کند.

۲. چه نوع روابط و مراحل کاری را باید مدیریت کنید؟

در اصل، تمامی نرم افزارهایCRM  با این هدف طراحی شده اند تا به کسب و کارها در مدیریت روابط شان با افراد و شرکت ها، ردیابی فروش و تنظیم فعالیتهای روزانه کمک کنند.
اما دیگر چه مراحل کاری ای هستند که باید مدیریتشان کنید؟ بسته به ماهیت کسب و کارتان این امر می تواند شامل مدیریت واحدهای مختلف مانند رویدادها، پروژه ها، دوره های آموزشی، مشاغل، محصولات، اپلیکیشن ها، پرونده ها یا مشخصات پزشکی باشد.
اگر کسب و کار شما نیاز داشته باشد تا ترکیبی از انواع مختلف مراحل کاری و روابط را مدیریت کند، ممکن است باعث شود تعدادی از نرم افزارCRM  ها را که به گونه ای طراحی شده اند که فقط می توانند افراد را مدیریت کنند و قابلیت مدیریت واحدهای تجاری گسترده تر را ندارند از لیست انتخاب های خود حذف کنید.

۳. آیا خودتان پیاده سازی را انجام می دهید؟

شروع کردن با کارهای کوچک و بعد اضافه کردن کاربردهای بیشتر و به اشتراک گذاشتن سیستم جدید با تیم های بیشتر فواید زیادی دارد.
خصوصا به این خاطر که داشتن رویکردی مرحله ای به این معنا است که نرم افزار CRM می تواند سریع تر پیاده سازی شود و در نتیجه از اثر محدودیت های بودجه ای را که اغلب با تنظیمات بزرگ تری مرتبط هستند، حذف می کند و باعث می شود که قبل از برگشت سرمایه متحمل هزینه های پیش پرداختی زیادی نشوید.
در خیلی از موارد، کارهای فنی و آموزشی مورد نیاز برای کمک به راه اندازی اغلب می توانند به عنوان بسته های ثابت ارائه شوند تا عدم اطمینان از میان برداشته شوند.  برای کسب اطلاعات بیشتر ، لطفاً بازدید کنید: crm چیست؟
این رویکرد با تمرکز بر نیازهای اولیه، رسیدن به موفقیت مالی را تسهیل می بخشد و پایه ای محکم برای سرمایه گذاری های مداوم در سیستم و پیاده سازی در سرتاسر کسب و کار به وجود می آورد.

۴. آیا نیازهای شما مختص صنعت هستند؟

صنعت شما ممکن است از نظر پروسه ها و مراحل کاری که باید مدیریت شوند به شدت تخصصی باشد. بعضی از راهکارها برای دستیابی به همین هدف در بازارهای افقی مشخص شده یا توسعه یافته اند. این می تواند شامل خیریه، سازمان های آموزشی و کسب و کار مرتبط با سلامتی باشد. تأکید بر راهکاری که به شدت افقی باشد به احتمال زیاد خیلی از نرم افزارها را که انعطاف پذیری لازم برای سازگاری با پروسه ها و واژه های تخصصی این صنایع را ندارند حذف می کند و این باعث می شود فقط اپلیکیشن ها و فروشنده هایی را به عنوان گزینه انتخابی داشته باشید که در صنعت شما تخصص دارند.

۵. کدام منابع باید ادغام شوند؟

شاید بخواهید نرم افزار CRM را به منابع و سیستم های دیگر هم متصل کنید. چالشی اصلی که احتمال دارد سازمان ها برای خدمات رسانی به مشتریان یا ارزیابی عملکرد با آن مواجه شوند اتصال داده های مختلفی است که در جاهای مختلف نگهداری می شوند.
برای ایجاد یک دید یکپارچه از هر مشتری، شاید نیاز باشد که یک راهکار جدید با موارد زیر ادغام شود:

• با وبسایت شما برای بهبود جستجوها و سرنخ ها
• با ERP یا نرم افزار حسابداری برای به اشتراک گذاشتن داده های مالی مشتریان یا برای خودکارسازی پردازش سفارش
• با پلتفورم صورتحساب
• با پایگاه های داده های بک آفر (Back-offer)
• با یک پلتفورم تجارت الکترونیک برای وارد کردن داده های معاملاتی
• با اپلیکیشن های دیگر از جمله بازاریابی الکترونیکی

۶. آیا می خواهید نرم افزارCRM  را بر روی کامپیوترهای شرکت تان داشته باشید یا روی اَبر؟

با انتخاب و استفاده از مزایای نرم افزار CRM ابری از هزینه های مربوط به نصب اپلیکیشن بر روی کامیپترهای شرکت از جمله هزینه نرم افزار، به روز رسانی، هزینه های سرور و مدیریت نرم افزار خلاص می شوید. همچنین نیازی به نصب سرور نیز ندارید زیرا پیاده سازی ابری به کاربران کمک می کند تا سریع تر آغاز به کار کنند و دسترسی به ویژگی های و بهبود رسانی های جدید نرم افزار نیز به آسانی قابل دسترس خواهند بود.
بر خلاف این، سیستمی که بر روی کامپیوترها نصب شده باشد مالکیت کامل نرم افزار را بدون نیاز به پرداخت هزینه های اشتراک فراهم می کند اما در نهایت هزینه های پرداختی بیشتری دارد.همچنین سرعت بروز رسانی سیستم های پردازش ابری نسبت به سیستم های نصبی بسیار بیشتر است؛ ویژگی منحصر بفردی که مختص سیستم های ابری می باشد.